Miközben a munkám során tartom a kapcsolatot a munkatársakkal, páciensekkel sok olyan apróság történik, ami a munkát esetleg nehezíti és az emberi kapcsolatokat sem építi feltétlenül.
Szerintem sokan nem gondolkoznak el azon, hogy eleve a kommunikációnk minősége mennyire befolyásolja a rólunk kialakult képet, de azon még kevesebben, hogy pusztán a levelezésünk is mekkora hatással bír erre.
Éppen ezért írtam egy kommunikációs ajánlást, amit ezennel építő és segítő szándékkal megosztok mindenkivel.
Melanomamobil kommunikációs ajánlás:
Alapok:
1. A mai életünk elválaszthatatlan része az online jelenlét és kommunikáció (e-mail). Aki ebből kivonja magát bármilyen okból, az lemarad, hátrányba kerül.
2. A kommunikációnk minősége úgy jellemez minket, mint a tisztaságunk, öltözékünk, viselkedésünk, stb.
3. A kommunikáció bizalmat építhet, vagy rombolhat, aszerint, hogy hogyan tesszük.
4. Aki veszi a fáradtságot, hogy levelet írjon nekünk (kivéve SPAM), az mindenképpen megérdemli azt, hogy válaszra méltassuk.
5. A kommunikációnknak mindenképpen üzenete van. Ha kommunikálunk, annak is = „Te fontos vagy számomra”, ha nem, annak is =„Te nem vagy fontos számomra”
Tapasztalataink és véleményünk szerint az alább ajánlások betartásával építhetjük magunkat és kapcsolatainkat, ami pozitívan hat vissza éltünkre annak sok területén. Ezért a Melanomamobil munkatársainak az alábbiak megszívlelését és betartását javasoljuk.
Ajánlások:
i. A kapott e-mailre maximum 3 napon belül válaszolni kell. Ez azt feltételezi, hogy leveleinket naponta 1x olvasni kell (ld. még vii. pont is).
ii. Ha ezt nem tudjuk betartani, akkor rövid válaszban ezt max. 3 napon belül jelezni kell és megírni, hogy nagyjából mikor érkezik válasz tőlünk.
iii. Az így megírt határidőn belül válaszolni kell.
iv. Amennyiben egy e-mail nem igényel aktív választ, akkor röviden jelezni illik, hogy megkaptuk, elolvastuk és tudomásul vettük azt. (ok, :-), vettem, megkaptam, köszi, stb.) Még akkor is, ha a küldő fél nem állított be automatikus olvasási visszaigazolás kérést.
v. Egy emilre úgy válaszolunk, hogy a válaszunk alatt látszik az eredeti üzenet, így a másik fél mindig tudja, hogy a válasz melyik levelére vonatkozik.
vi. Amennyiben valakinek a levelére nem akarunk válaszolni, akkor megtehetjük ezt, de akkor pontosan tudnunk kell, hogy ezzel nyíltan azt üzenjük számára, hogy „Te nem érdekelsz engem, ne írj nekem többször”.
vii. Amennyiben tudjuk, hogy leveleinket nem olvassuk napi rendszerességgel, akkor egy automatikus válaszüzenetet kell beállítani, amiben ezt leírjuk, így a küldő fél tudja, hogy mire számíthat.
viii. Amennyiben átmenetileg nem tudjuk bármilyen okból (pl. szabadság) a leveleinket olvasni, akkor szintén automatikus-válaszüzenet üzemmódot (irodán kívül) kell beállítani, amiben
– pontosan leírjuk, hogy mettől-meddig nem vagyunk elérhetőek
– ez idő alatt olvasni fogjuk a leveleinket, vagy sem
– sürgős esetben kihez lehet fordulni
ix. Amennyiben egy levél bonyolult, hosszú és több kérdést is tartalmaz, akkor felül röviden jelezzük, hogy válaszainkat, alul, az eredeti levélben fejtjük ki és ezt így is tesszük, lehetőleg jól láthatóan, eltérő színnel.
x. Ne küldjünk ki úgy egy levelet, hogy azt kiküldés előtt még egyszer nem olvastuk el. Írás közben másként működik az agy, nem feltétlenül vesszük észre a hibákat, szóismétléseket és azt, ha egy mondatot másként kezdtünk el, mint ahogy befejeztem azt. A hibáktól hemzsegő levél szintén minket minősít.
xi. Ha valaki egy kellemetlen kéréssel keres meg minket telefonon, akkor kérjük meg rá, hogy kérését írja meg emilben, és mi arra fogunk reagálni:
– ahhoz, hogy valaki írjon nekünk, fáradtságot kell vennie, így kérések nagy része el sem fog hozzánk érni,
– ahhoz, hogy valaki leírjon valamit nagyon át kell gondolni azt, mert az írás nem viseli el azt a pongyolaságot, mint a szó,
– így egyértelműbb lesz számunkra a kérés, amiről ekkor még mindig eldönthetjük, hogy miként akarunk vele foglalkozni.
xii. Amennyiben valaki ígéretet tesz, hogy levelet küld valakinek és az várja azt, akkor küldje is el.
ÉRDEKKONFLIKTUS: nincs
